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Sa, 1. Oktober 2022, 13:24 Uhr

Effizientes Rechnungsmanagement für Unternehmen


12.08.22 21:13
Stock-World Redaktion

Jedes Unternehmen hat mit der Bearbeitung von Rechnungen zu kämpfen – ob Einzelunternehmen, Startup oder große Betriebe. Der Umgang mit Rechnungen, Quittungen & Co. trägt dabei weitgehend zum Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens bei. Die Finanzteams müssen somit eine Menge Zeit investieren, um einen Überblick zu behalten. Doch es gibt zahlreiche Möglichkeiten, um das Rechnungsmanagement ganz einfach effizienter zu gestalten. Vor allem der Umstieg auf eine teilweise oder komplett papierlose Buchhaltung lohnt sich hier für jegliche Unternehmen. Welche Möglichkeiten es gibt und welche Vorteile das digitale Rechnungsmanagement bereithält, wird im Folgenden erklärt.


Was wird unter Rechnungsmanagement verstanden?

Unter Rechnungsmanagement werden alle Prozesse zusammengefasst, die mit dem Schreiben, Erhalten, Verarbeiten und Bezahlen von Rechnungen in Verbindung stehen. Das Rechnungsmanagement wird normalerweise von der Finanzabteilung in einem Unternehmen durchgeführt, welche aus Buchhaltern und Finanzchefs besteht. Die Rechnungen und Bestellungen werden von ihnen auf ihre Richtigkeit geprüft bevor die Zahlung erfolgt und die Belege abgelegt werden.


Tools, um Rechnungen effizient zu verwaltenBuchhaltungssoftwares

Buchhaltungssoftwares fassen beinahe alle buchhalterischen Prozesse in einem Programm zusammen. So erlauben es die Softwares Rechnungen, Angebote oder Mahnungen rechtskonform zu erstellen, eingehende Rechnungen als Belege digital zu erfassen und zu archivieren, die Ein- und Ausgaben zentral zu verwalten und zu überwachen und darauf basierend eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder Umsatzsteuererklärung zu erstellen. Die Prozesse im Rechnungsmanagement werden dabei durch die Automatisierung und Digitalisierung auf ein paar Klicks reduziert, wodurch Zeit und Geld eingespart wird. Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl an Buchhaltungssoftwares. In den meisten Fällen werden aber kostenlose Testversionen angeboten - so können Unternehmen ganz einfach verschiedene Programme ausprobieren, bis sie das passende gefunden haben.


Ganzheitliche Ausgabenlösungen

Zusätzlich zu einer Buchhaltungssoftware gibt es auch die Möglichkeit, das digitale Rechnungsmanagement mit einer ganzheitlichen Ausgabenlösung wie Moss einen Schritt weiter zu treiben. Mit der Software können alle Rechnungsprozesse – vom Eingang bis zur Zahlung – digitalisiert werden. Die Anwendung basiert auf virtuellen und physischen Kreditkarten, welche mit einem bestimmten Zweck versehen sind. Alle anfälligen Ausgaben werden über die dezidierten Kreditkarten bezahlt. Anschließend werden die Rechnungen hochgeladen oder per E-Mail weitergeleitet. Die Finanzabteilung kann die Rechnungen anschließend auf ihre Richtigkeit prüfen und sie anhand des Zwecks im Nu der richtigen Kostenstelle zuordnen. So können Rechnungen gezielt und effektiv verwaltet werden, während die Ausgaben stets im Blick bleiben. Alle Buchungsdaten können dann in eine beliebige Buchhaltungssoftware exportiert werden.


Welche Vorteile bietet digitales RechnungsmanagementFehlerminimierung

Tools wie eine professionelle Buchhaltungssoftware oder Ausgabenlösung helfen dabei,  das Rechnungsmanagement effizient und fehlerfrei zu erledigen. Das manuelle Eintippen von Daten ist nämlich nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. So können schon kleine Tippfehler zu langwierigen Verzögerungen im gesamten Buchhaltungsprozess führen. Mit digitalen Rechnungsmanagement-Tools werden die Daten automatisch und rechtssicher erfasst und können anschließend ganz einfach ergänzt und exportiert werden.


Kostenminimierung

Ausdrucken, kopieren, abheften – das manuelle Rechnungsmanagement verursacht allein für das benötigte Büromaterial und die nötigen Räumlichkeiten erhebliche Kosten. Mit der Umstellung auf ein digitales Rechnungsmanagement kann hier ein erheblicher Teil des finanziellen Aufwandes eingespart werden. Außerdem kann mithilfe der Tools die Buchhaltung weitestgehend und rechtssicher vorbereitet werden, wodurch Zeit und Geld bei der Steuererklärung, dem Monats- sowie dem Jahresabschluss eingespart werden können. Selbst kostenpflichtige Programme sind dabei in der Regel günstiger als ein Steuerberater, wodurch sich die Umstellung für Unternehmen in jeder Größe eignen.


Mehr Transparenz

Mit der Umstellung auf ein digitales Rechnungsmanagement werden Prozesse einfacher und transparenter gestaltet. So kann sofort und von überall aus eingesehen werden, ob die Rechnung bereits freigegeben wurden oder wie es um den Zahlungsstatus steht. Außerdem muss nicht in verschiedensten Ordnern nach einer bestimmten Rechnung gesucht werden, da alle Rechnungen zentral und digital an einem Ort abliegen. Dadurch erspart man sich zahlreiche Rückfragen und zeitaufwändige Suchen. Mit der Umstellung kann so mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit geschaffen werden, während gleichzeitig die Durchlaufzeiten verringert werden.


Fazit

Papierberge, volle Aktenschränke, Chaos zum Jahresabschluss: Viele Unternehmen kennen den Aufwand, der mit dem Rechnungsmanagement einhergeht. Doch mithilfe von digitalen Tools wie einer Buchhaltungssoftware oder ganzheitlichen Ausgabenlösung lassen sich zahlreiche Herausforderungen leichter meistern oder sogar komplett aus dem Weg räumen. Die Umstellung sorgt dabei für mehr Transparenz und minimiert die Kosten und Fehleranfälligkeit. Dadurch eignen sich die Anwendungen für Unternehmen aller Art.



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